Een proforma factuur is een niet-bindend informatief document dat eruitziet als een factuur, maar geen betalingsverplichting creëert. Het wordt gebruikt als prijsindicatie, bij douaneaangiften of als bevestiging van een verwachte levering.
Het ziet er hetzelfde uit, maar de juridische betekenis is compleet anders.
In vier situaties is een proforma factuur de juiste keuze.
Bij import en export gebruiken douaneautoriteiten een proforma factuur als begeleidend document. De douane gebruikt het om de waarde van de goederen te bepalen.
Vraag je een aanbetaling voordat je dienst of product geleverd is? Stuur dan een proforma factuur zodat de klant weet wat hij kan verwachten.
Gebruik een proforma factuur als formele prijsopgave wanneer je nog geen definitieve factuur kunt sturen maar wel inzicht wilt geven in de kosten.
Sommige banken en financierders vragen een proforma factuur als bewijs van een verwachte transactie bij aanvraag van een zakelijke lening.
Hoewel een proforma factuur niet juridisch bindend is, zijn er gegevens die je altijd moet vermelden voor douane en klanten.
💡 Tip: Vermeld altijd prominent de tekst "Proforma factuur" bovenaan het document, zodat er geen verwarring kan ontstaan met een echte factuur.
Ze lijken op elkaar maar zijn niet hetzelfde. Een offerte is een aanbod waarvoor de klant akkoord moet geven. Een proforma factuur is een informatief document dat eruitziet als een factuur maar geen betalingsverplichting creëert.
Nee — een proforma factuur is geen echte factuur en creëert geen BTW-verplichting. Pas als de definitieve factuur verstuurd is, neem je de BTW op in je aangifte.
Gebruik een aparte nummering voor proforma facturen, bijv. PF-2025-001. Gebruik nooit nummers uit je gewone factuurnummerreeks, want dat kan verwarring geven bij de Belastingdienst.
Ja — in StuurDeFactuur.nl kun je een proforma factuur kopiëren en omzetten naar een definitieve factuur zodra de levering heeft plaatsgevonden.
Vermeld altijd duidelijk de valuta op de proforma factuur. Bij internationale handel is het gebruikelijk om EUR of USD te gebruiken, afhankelijk van de overeenkomst met de koper.
In StuurDeFactuur.nl maak je in seconden een professionele proforma factuur. Geen kennis vereist.
Gratis beginnen →Geen creditcard nodig — 12 facturen per jaar gratis