Herinnering sturen voor onbetaalde factuur: wanneer en hoe?
Stuur een betalingsherinnering zodra de betalingstermijn is verstreken — wacht niet te lang. Een vriendelijke herinnering na 3-7 dagen werkt beter dan meteen een formele aanmaning.
Het verschil: herinnering, aanmaning en sommatie
Veel mensen gebruiken deze termen door elkaar, maar ze betekenen iets anders:
- ✓Herinnering: vriendelijke nudge, informele toon, eerste contact
- ✓Aanmaning: formeel, vermeldt rente en incassokosten
- ✓Sommatie: juridisch document, laatste kans voor rechtbank
- ✓Ingebrekestelling: officieel juridisch document via deurwaarder
Wanneer stuur je wat?
Hanteer een vaste opvolgtijdlijn voor openstaande facturen. Consistentie voorkomt dat klanten je negeren.
- ✓Dag 1: Factuur versturen
- ✓Dag 30/31: Betaaltermijn verlopen → vriendelijke herinnering
- ✓Dag 38-45: Geen reactie → formele aanmaning met rente
- ✓Dag 52-60: Nog steeds onbetaald → sommatie / incassobureau
Voorbeeldtekst betalingsherinnering
Onderwerp: Herinnering — Factuur [factuurnummer] nog openstaand
Geachte [naam],
Hierbij vestigen wij uw aandacht op factuur [nummer] van [datum] voor een bedrag van [bedrag], welke op [vervaldatum] vervallen was.
Mogelijk is uw betaling in het ongerede geraakt. Wij verzoeken u vriendelijk dit bedrag binnen 7 dagen over te maken op IBAN [nummer] o.v.v. [betalingskenmerk].
Met vriendelijke groet, [Naam]
Automatische herinneringen instellen
In StuurDeFactuur.nl kun je automatische herinneringen instellen per factuur. Stel in na hoeveel dagen een herinnering verstuurd wordt, welk e-mailtemplate gebruikt wordt en hoeveel herinneringen je maximaal stuurt.