Factuur maken als ZZP'er — gratis in 2 minuten (stappenplan 2025)
Een professionele factuur als zzp'er opstellen gaat verder dan alleen een bedrag noemen. U factuur moet aan wettelijke eisen voldoen, de juiste BTW-berekening bevatten en een professionele uitstraling hebben. In deze gids zetten we alles stap voor stap uiteen.
Stap 1: Zorg voor de verplichte gegevens
Elke factuur die u als BTW-ondernemer verstuurt, moet voldoen aan de eisen van artikel 35a van de Wet op de Omzetbelasting. De volgende gegevens zijn verplicht:
- ✓Uw volledige naam (of bedrijfsnaam) en adres
- ✓Uw BTW-identificatienummer (OB-nummer): formaat NL999999999B01
- ✓Uw KVK-nummer
- ✓Naam en adres van de klant
- ✓BTW-nummer van de klant: alleen verplicht bij intracommunautaire leveringen (naar een ander EU-land) of bij btw-verlegd naar de afnemer — niet bij reguliere binnenlandse B2B-transacties
- ✓Factuurnummer: uniek en opeenvolgend binnen u administratie
- ✓Factuurdatum
- ✓Datum van levering of dienstverlening (als dit afwijkt van de factuurdatum)
- ✓Omschrijving van de geleverde dienst of het product
- ✓Prijs per eenheid exclusief BTW (uurtarief, dagdeel, stuksprijs)
- ✓BTW-tarief (21%, 9% of 0%) en het BTW-bedrag in euro's
- ✓Totaalbedrag inclusief BTW
Stap 2: Bereken de BTW correct
Voor de meeste zzp-diensten (IT, consultancy, design, marketing, bouw) geldt het standaardtarief van 21%. Controleer altijd of uw specifieke dienst onder een ander tarief valt.
Berekeningswijze: — Bedrag excl. BTW × 1,21 = Bedrag incl. BTW (21%) — Bedrag excl. BTW × 1,09 = Bedrag incl. BTW (9%)
Of andersom: als u een all-in prijs hebt afgesproken: — All-in prijs ÷ 1,21 = bedrag excl. BTW
Spreek prijzen altijd exclusief BTW af met zakelijke klanten (B2B). Vermeld op offertes en facturen apart: prijs excl. BTW, BTW-bedrag en totaal incl. BTW.
Stap 3: Geef u factuur een professionele uitstraling
Een professionele factuur wekt vertrouwen en versnelt betaling. Voeg toe:
- ✓U bedrijfslogo in de koptekst
- ✓Uw bedrijfskleur als accentkleur
- ✓Een duidelijke betalingstermijn: 'Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum'
- ✓U IBAN-bankrekeningnummer
- ✓Een betalingskenmerk of referentie zodat betalingen automatisch te koppelen zijn
- ✓Contactgegevens (e-mail en/of telefoonnummer)
Stap 4: Houd u factuurnummering bij
U factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Er is geen verplicht formaat, maar populaire systemen zijn: — Jaarreeks: 2025-001, 2025-002 — Prefix: F-001, INV-001
Gebruik nooit hetzelfde nummer twee keer. Maak u een fout op een verstuurde factuur? Stuur een creditnota en maak een nieuwe factuur aan met een nieuw nummer.
Vereenvoudigde factuur: wanneer mag dat?
In bepaalde situaties mag u een vereenvoudigde factuur uitreiken, met minder verplichte vermeldingen dan een gewone factuur. Dit is toegestaan wanneer:
- ✓Het factuurbedrag maximaal €100 is (inclusief btw)
- ✓U factuur een wijziging is van een eerder verstuurde factuur
Op een vereenvoudigde factuur vermeld u: de factuurdatum, uw naam en adresgegevens, omschrijving van de geleverde goederen of diensten, het btw-bedrag, en — bij een wijzigingsfactuur — een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Let op: u mag géén vereenvoudigde factuur uitreiken bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen, leveringen van goederen of diensten in een EU-land waar u niet bent gevestigd waarbij de btw is verlegd naar de afnemer, of leveringen in een EU-land waar u wel een vaste inrichting hebt maar die niet bij de levering is betrokken en de btw is verlegd naar de afnemer.
Stap 5: Verstuur en bewaar u factuur
Stuur u factuur bij voorkeur als PDF via e-mail. Een PDF is moeilijker te wijzigen dan Word of Excel en ziet er op elk apparaat hetzelfde uit.
Bewaar alle facturen (verstuurd én ontvangen) minimaal 7 jaar. Dit is de wettelijke bewaarplicht (art. 52 AWR). Digitale opslag is toegestaan mits de facturen ongewijzigd en toegankelijk zijn.