Professionele factuur maken als zzp'er: volledige gids
Een professionele factuur als zzp'er opstellen gaat verder dan alleen een bedrag noemen. Je factuur moet aan wettelijke eisen voldoen, de juiste BTW-berekening bevatten en een professionele uitstraling hebben. In deze gids zetten we alles stap voor stap uiteen.
Stap 1: Zorg voor de verplichte gegevens
Elke factuur die je als BTW-ondernemer verstuurt, moet voldoen aan de eisen van artikel 35a van de Wet op de Omzetbelasting. De volgende gegevens zijn verplicht:
- ✓Jouw volledige naam (of bedrijfsnaam) en adres
- ✓Jouw BTW-identificatienummer (OB-nummer): formaat NL999999999B01
- ✓Jouw KVK-nummer
- ✓Naam en adres van de klant
- ✓BTW-nummer van de klant (verplicht bij B2B, zodat de klant BTW kan aftrekken)
- ✓Factuurnummer: uniek en opeenvolgend binnen je administratie
- ✓Factuurdatum
- ✓Datum van levering of dienstverlening (als dit afwijkt van de factuurdatum)
- ✓Omschrijving van de geleverde dienst of het product
- ✓Prijs per eenheid exclusief BTW (uurtarief, dagdeel, stuksprijs)
- ✓BTW-tarief (21%, 9% of 0%) en het BTW-bedrag in euro's
- ✓Totaalbedrag inclusief BTW
Stap 2: Bereken de BTW correct
Voor de meeste zzp-diensten (IT, consultancy, design, marketing, bouw) geldt het standaardtarief van 21%. Controleer altijd of jouw specifieke dienst onder een ander tarief valt.
Berekeningswijze: — Bedrag excl. BTW × 1,21 = Bedrag incl. BTW (21%) — Bedrag excl. BTW × 1,09 = Bedrag incl. BTW (9%)
Of andersom: als je een all-in prijs hebt afgesproken: — All-in prijs ÷ 1,21 = bedrag excl. BTW
Spreek prijzen altijd exclusief BTW af met zakelijke klanten (B2B). Vermeld op offertes en facturen apart: prijs excl. BTW, BTW-bedrag en totaal incl. BTW.
Stap 3: Geef je factuur een professionele uitstraling
Een professionele factuur wekt vertrouwen en versnelt betaling. Voeg toe:
- ✓Je bedrijfslogo in de koptekst
- ✓Jouw bedrijfskleur als accentkleur
- ✓Een duidelijke betalingstermijn: 'Betaling binnen 30 dagen na factuurdatum'
- ✓Je IBAN-bankrekeningnummer
- ✓Een betalingskenmerk of referentie zodat betalingen automatisch te koppelen zijn
- ✓Contactgegevens (e-mail en/of telefoonnummer)
Stap 4: Houd je factuurnummering bij
Je factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn. Er is geen verplicht formaat, maar populaire systemen zijn: — Jaarreeks: 2025-001, 2025-002 — Prefix: F-001, INV-001
Gebruik nooit hetzelfde nummer twee keer. Maak je een fout op een verstuurde factuur? Stuur een creditnota en maak een nieuwe factuur aan met een nieuw nummer.
Stap 5: Verstuur en bewaar je factuur
Stuur je factuur bij voorkeur als PDF via e-mail. Een PDF is moeilijker te wijzigen dan Word of Excel en ziet er op elk apparaat hetzelfde uit.
Bewaar alle facturen (verstuurd én ontvangen) minimaal 7 jaar. Dit is de wettelijke bewaarplicht (art. 52 AWR). Digitale opslag is toegestaan mits de facturen ongewijzigd en toegankelijk zijn.