Facturen bewaren als zzp'er: wettelijke bewaarplicht uitgelegd
Als zzp'er ben je wettelijk verplicht je facturen — en alle andere relevante administratie — minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel de facturen die je verstuurt als de facturen die je ontvangt van leveranciers. Digitale opslag is volledig toegestaan.
De wettelijke bewaarplicht: 7 jaar
De bewaarplicht voor ondernemers is geregeld in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De termijn is 7 jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin de factuur is opgesteld.
Bij facturen uit 2025 gaat de bewaarplicht in op 1 januari 2026 en eindigt op 31 december 2032.
- ✓Verstuurde facturen (verkoopfacturen)
- ✓Ontvangen facturen (inkoopfacturen van leveranciers)
- ✓Bankafschriften
- ✓Overeenkomsten en contracten
- ✓Btw-aangiften en correspondentie met de Belastingdienst
Voor onroerend goed gerelateerde documenten geldt een langere bewaarplicht van 10 jaar. Denk aan facturen voor verbouwingen of aankopen van bedrijfspanden.
Digitale facturen bewaren: wat zijn de regels?
Digitale facturen hebben dezelfde wettelijke status als papieren facturen, mits je aan twee voorwaarden voldoet:
- ✓Authenticiteit: de factuur moet aantoonbaar afkomstig zijn van de afzender (niet vervalst)
- ✓Integriteit: de inhoud mag na ontvangst niet zijn gewijzigd
- ✓Leesbaarheid: de factuur moet gedurende de volledige bewaartermijn leesbaar blijven
- ✓Toegankelijkheid: je moet de facturen op verzoek kunnen overleggen aan de Belastingdienst
Ontvang je facturen als PDF per e-mail? Sla ze op in een gestructureerde mappenstructuur (bijv. per jaar en per leverancier). Maak regelmatig een back-up. Bewaar ze niet alleen in je e-mailprogramma — e-mailsystemen zijn kwetsbaar voor verlies.
Papieren facturen omzetten naar digitaal
Je mag papieren facturen inscannen en de originelen vernietigen, maar alleen als aan deze voorwaarden is voldaan:
- ✓Je maakt een volledige, identieke digitale kopie (geen informatie weglaten)
- ✓De digitale versie voldoet aan de authenticiteits- en integriteitsvereisten
- ✓Je bewaart de digitale versie de volledige 7 jaar
Wat als je de bewaarplicht niet naleeft?
De Belastingdienst kan bij een controle om inzage vragen in je administratie. Kun je facturen niet overleggen, dan kan de Belastingdienst een schatting maken van je belastingschuld — en die is doorgaans ongunstig. Daarnaast risico je een boete wegens het niet nakomen van de administratieplicht (art. 52 AWR).
Hoe bewaar je facturen georganiseerd?
Een eenvoudige aanpak die werkt voor de meeste zzp'ers:
- ✓Gebruik een online facturatieprogramma dat facturen automatisch opslaat en archiveert
- ✓Maak een mappenstructuur: /Facturen/2025/Klanten en /Facturen/2025/Leveranciers
- ✓Gebruik cloudopslag (Google Drive, Dropbox, OneDrive) met automatische back-up
- ✓Sla factuur-PDF's op met een duidelijke bestandsnaam: FACTUUR-2025-001-KlantNaam.pdf
- ✓Controleer jaarlijks of je archief compleet en toegankelijk is