Facturen bewaren als zzp'er: wettelijke bewaarplicht uitgelegd
Als zzp'er ben u wettelijk verplicht u facturen — en alle andere relevante administratie — minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor zowel de facturen die u verstuurt als de facturen die u ontvangt van leveranciers. Digitale opslag is volledig toegestaan.
De wettelijke bewaarplicht: 7 jaar
De bewaarplicht voor ondernemers is geregeld in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De termijn is 7 jaar, gerekend vanaf het einde van het boekjaar waarin de factuur is opgesteld.
Bij facturen uit 2025 gaat de bewaarplicht in op 1 januari 2026 en eindigt op 31 december 2032.
- ✓Verstuurde facturen (verkoopfacturen)
- ✓Ontvangen facturen (inkoopfacturen van leveranciers)
- ✓Bankafschriften
- ✓Overeenkomsten en contracten
- ✓Btw-aangiften en correspondentie met de Belastingdienst
Voor onroerend goed gerelateerde documenten geldt een langere bewaarplicht van 10 jaar. Denk aan facturen voor verbouwingen of aankopen van bedrijfspanden.
Digitale facturen bewaren: wat zijn de regels?
Digitale facturen hebben dezelfde wettelijke status als papieren facturen, mits u aan twee voorwaarden voldoet:
- ✓Authenticiteit: de factuur moet aantoonbaar afkomstig zijn van de afzender (niet vervalst)
- ✓Integriteit: de inhoud mag na ontvangst niet zijn gewijzigd
- ✓Leesbaarheid: de factuur moet gedurende de volledige bewaartermijn leesbaar blijven
- ✓Toegankelijkheid: u moet de facturen op verzoek kunnen overleggen aan de Belastingdienst
Ontvang u facturen als PDF per e-mail? Sla ze op in een gestructureerde mappenstructuur (bijv. per jaar en per leverancier). Maak regelmatig een back-up. Bewaar ze niet alleen in u e-mailprogramma — e-mailsystemen zijn kwetsbaar voor verlies.
Papieren facturen omzetten naar digitaal
U mag papieren facturen inscannen en de originelen vernietigen, maar alleen als aan deze voorwaarden is voldaan:
- ✓U maakt een volledige, identieke digitale kopie (geen informatie weglaten)
- ✓De digitale versie voldoet aan de authenticiteits- en integriteitsvereisten
- ✓U bewaart de digitale versie de volledige 7 jaar
Wat als u de bewaarplicht niet naleeft?
De Belastingdienst kan bij een controle om inzage vragen in u administratie. Kun u facturen niet overleggen, dan kan de Belastingdienst een schatting maken van u belastingschuld — en die is doorgaans ongunstig. Daarnaast risico u een boete wegens het niet nakomen van de administratieplicht (art. 52 AWR).
Hoe bewaar u facturen georganiseerd?
Een eenvoudige aanpak die werkt voor de meeste zzp'ers:
- ✓Gebruik een online facturatieprogramma dat facturen automatisch opslaat en archiveert
- ✓Maak een mappenstructuur: /Facturen/2025/Klanten en /Facturen/2025/Leveranciers
- ✓Gebruik cloudopslag (Google Drive, Dropbox, OneDrive) met automatische back-up
- ✓Sla factuur-PDF's op met een duidelijke bestandsnaam: FACTUUR-2025-001-KlantNaam.pdf
- ✓Controleer jaarlijks of u archief compleet en toegankelijk is